Chi trả tiền lương từ 05 triệu đồng/lần phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là nội dung đã được Cục Thuế chính thức làm rõ tại phiên đối thoại trực tuyến diễn ra ngày 26/12/2025.
Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Trong đó, đáng chú ý là yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán, bao gồm tiền mua hàng hóa, dịch vụ cũng như các khoản thanh toán khác.
Cụ thể, đối với các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua các hình thức không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Đây là điều kiện tiên quyết để khoản chi được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, việc không đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ dẫn đến việc khoản chi tương ứng không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, dù khoản chi đó phát sinh thực tế và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan.
Dưới đây là nội dung giải đáp chính thức của Cục Thuế được công bố tại phiên đối thoại trực tuyến trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế liên quan đến việc chi trả tiền lương từng lần từ 05 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và khả năng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Câu hỏi:
Theo quy định tại Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, đối với các khoản tiền lương, tiền công chi trả cho người lao động với giá trị từ 05 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì mới đủ điều kiện hạch toán vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN hay không? Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế làm rõ cách thức áp dụng trong thực tế.
Trả lời:
Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:
“Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”
Theo quy định này, mọi khoản chi phát sinh với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán chỉ được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật.
Do đó, trong trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và các khoản chi trả này được thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt theo quy định về thuế giá trị gia tăng, thì khoản tiền lương, tiền công tương ứng được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN trong kỳ tính thuế.
Câu hỏi:
Căn cứ Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, tại điểm c khoản 1 Điều 9 có quy định rằng: các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng mới đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ.
Vậy xin hỏi, trong trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc hiện vật, không thực hiện thanh toán qua các hình thức không dùng tiền mặt theo quy định, với mức chi trả trên 05 triệu đồng/người/lần, thì khoản chi này có được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không?
Trả lời:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ, áp dụng kể từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ những khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.
Cụ thể, tại điểm c khoản 1 Điều 9, pháp luật yêu cầu các khoản chi phát sinh từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Do đó, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động với giá trị từ 05 triệu đồng/lần trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt hoặc hiện vật, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, thì khoản chi này không đủ điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Những khoản chi cho người lao động không được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi liên quan đến người lao động không đủ điều kiện hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các trường hợp sau:
1. Chi lương, tiền công không đáp ứng điều kiện thanh toán
-
Khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã được hạch toán vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định của pháp luật.
2. Chi tiền lương, tiền thưởng không có căn cứ pháp lý rõ ràng
-
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau:
-
Hợp đồng lao động;
-
Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp điều chuyển nội bộ);
-
Thỏa ước lao động tập thể;
-
Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn;
-
Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính.
-
3. Một số khoản chi đặc thù được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện
-
Tiền học cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam (từ mầm non đến THPT), nếu:
-
Được ghi rõ trong hợp đồng lao động;
-
Có tính chất tiền lương, tiền công;
-
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
-
-
Tiền nhà do doanh nghiệp chi trả cho người lao động, nếu:
-
Được quy định trong hợp đồng lao động;
-
Có bản chất là tiền lương, tiền công;
-
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
-
-
Chi phí thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp Việt Nam chi trả, nếu:
-
Được quy định rõ trong hợp đồng ký với doanh nghiệp nước ngoài;
-
Phục vụ thời gian chuyên gia làm việc tại Việt Nam.
-
4. Chi lương chưa chi đến thời hạn quyết toán thuế
-
Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa chi, trừ trường hợp:
-
Doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng.
-
-
Mức trích quỹ lương dự phòng:
-
Do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không vượt quá 17% quỹ lương thực hiện;
-
Sau khi trích lập, doanh nghiệp không được phát sinh lỗ.
-
-
Nếu quỹ lương dự phòng đã trích mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết, doanh nghiệp phải giảm chi phí của năm sau tương ứng.
5. Lương và thù lao của một số đối tượng không trực tiếp điều hành
-
Tiền lương, tiền công của:
-
Chủ doanh nghiệp tư nhân;
-
Chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ.
-
-
Thù lao chi trả cho:
-
Sáng lập viên;
-
Thành viên Hội đồng thành viên;
-
Thành viên Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.
-
6. Chi trang phục cho người lao động vượt mức hoặc không đủ chứng từ
-
Chi trang phục bằng hiện vật nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
-
Chi trang phục bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
-
Trường hợp chi cả bằng tiền và hiện vật:
-
Phần chi bằng tiền không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm;
-
Phần chi bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
-
7. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến không đủ căn cứ
-
Khoản chi thưởng sáng kiến, cải tiến không có quy chế cụ thể;
-
Không thành lập hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến theo quy định.
8. Chi phụ cấp, trợ cấp không đúng quy định lao động
-
Phụ cấp phương tiện đi lại khi nghỉ phép không đúng quy định của Bộ luật Lao động.
-
Các khoản:
-
Trợ cấp mất việc;
-
Trợ cấp thôi việc;
-
Bồi thường, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp không thực hiện đúng quy định pháp luật.
-
9. Chi công tác phí không đáp ứng điều kiện
-
Chi công tác phí, chi phí đi lại, tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
-
Trường hợp cá nhân thanh toán trước bằng hình thức không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, vẫn được coi là hợp lệ nếu đáp ứng đồng thời:
-
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
-
Có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác;
-
Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép thanh toán trước và hoàn ứng.
-
-
Trường hợp doanh nghiệp khoán chi công tác phí (tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp) và thực hiện đúng quy chế nội bộ thì được tính vào chi phí được trừ.
10. Các khoản chi đặc thù nhưng chi sai đối tượng, sai mục đích
-
Khoản chi thêm cho lao động nữ, như:
-
Đào tạo lại nghề;
-
Chi phí nhà trẻ, mẫu giáo;
-
Khám sức khỏe chuyên sâu;
-
Bồi dưỡng sau sinh;
-
Phụ cấp làm thêm giờ sau sinh nếu không đúng đối tượng hoặc không đúng mục đích.
-
-
Khoản chi thêm cho lao động là người dân tộc thiểu số, như:
-
Học phí, chênh lệch tiền lương;
-
Hỗ trợ nhà ở, BHXH, BHYT nếu không đúng quy định.
-
11. Các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
-
Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn;
-
Chi phí chơi gôn.
Xác định thời điểm áp dụng kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 theo Nghị định 320
Việc xác định thời gian áp dụng kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025 được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Theo đó, trong một số trường hợp cụ thể, thời điểm áp dụng được xác định như sau:
1. Thời điểm doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng Nghị định 320
Doanh nghiệp được quyền lựa chọn thời điểm áp dụng các quy định về:
-
Doanh thu, chi phí;
-
Ưu đãi thuế, miễn thuế, giảm thuế;
-
Chuyển lỗ
theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tại một trong các mốc thời gian sau:
-
Ngay từ đầu kỳ tính thuế năm 2025;
-
Từ ngày 01/10/2025;
-
Hoặc từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành.
2. Trường hợp kỳ tính thuế năm 2025 bắt đầu sau khi Luật Thuế TNDN 2025 có hiệu lực
Đối với doanh nghiệp có kỳ tính thuế năm 2025 bắt đầu sau thời điểm Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 có hiệu lực, thì việc áp dụng các quy định mới được thực hiện:
-
Từ ngày 01/10/2025;
-
Hoặc từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tùy theo mốc thời gian phù hợp.
3. Các quy định áp dụng thống nhất kể từ ngày Nghị định 320 có hiệu lực
Riêng đối với:
-
Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9;
-
Quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12
của Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thì bắt buộc áp dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn thời điểm áp dụng sớm hay muộn.
Tư Vấn Thuế HD là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ các thủ tục liên quan đến thuế cho cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Với nền tảng chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm thực tiễn phong phú, Tư Vấn Thuế HD cung cấp các dịch vụ như kê khai – quyết toán thuế, tư vấn chính sách thuế, rà soát và hoàn thiện hồ sơ, tối ưu nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật, cũng như hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh vướng mắc.
Chúng tôi luôn đặt sự chính xác, minh bạch và hiệu quả lên hàng đầu, giúp khách hàng chủ động và yên tâm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Khi cần hỗ trợ hoặc tư vấn về bất kỳ vấn đề thuế nào, người đọc nên liên hệ với tư vấn thuế HD để được tư vấn kịp thời, đúng luật và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
