Hướng dẫn thực hành kê khai, nộp Thuế cho hộ kinh doanh – Ai cũng làm được

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh cá thể ngày càng phát triển mạnh mẽ, hộ kinh doanh đang trở thành mô hình phổ biến nhờ tính linh hoạt, thủ tục thành lập đơn giản và khả năng thích ứng cao với thị trường. Tuy nhiên, song song với cơ hội là trách nhiệm tuân thủ pháp luật về thuế – một yếu tố bắt buộc nhưng lại khiến không ít chủ hộ kinh doanh cảm thấy lúng túng, thậm chí e ngại.

Thực tế cho thấy, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn mơ hồ về nghĩa vụ kê khai, cách tính thuế, thời hạn nộp thuế hay quy trình thực hiện trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế. Những khái niệm như thuế khoán, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí môn bài… đôi khi trở thành “rào cản tâm lý” khiến người kinh doanh ngại tiếp cận. Trong khi đó, nếu nắm vững quy trình và hiểu đúng bản chất, việc kê khai và nộp thuế hoàn toàn không phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ.

Bài viết “Hướng dẫn thực hành kê khai, nộp Thuế cho hộ kinh doanh – Ai cũng làm được” được xây dựng với mục tiêu cung cấp một lộ trình rõ ràng, từng bước cụ thể, dễ hiểu và dễ áp dụng. Nội dung không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà tập trung vào thực hành: xác định loại thuế phải nộp, cách tính thuế theo từng trường hợp, hồ sơ cần chuẩn bị, thao tác kê khai điện tử và các lưu ý quan trọng để tránh sai sót.

Dù bạn là hộ kinh doanh mới thành lập hay đã hoạt động nhiều năm nhưng chưa từng trực tiếp thực hiện thủ tục thuế, bài hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin chủ động xử lý nghĩa vụ tài chính của mình một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.

Cục Thuế (Bộ Tài chính) vừa ban hành hướng dẫn chi tiết về cơ chế kê khai và nộp thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng từ năm 2026, đánh dấu bước điều chỉnh quan trọng trong quản lý thuế khu vực kinh tế cá thể.

1. Ngưỡng doanh thu 500 triệu đồng: Không nộp thuế nhưng vẫn phải thông báo

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi), hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm thuộc diện không phải nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Tuy nhiên, các đối tượng này vẫn có trách nhiệm thông báo doanh thu thực tế phát sinh trước ngày 31/1 hằng năm. Riêng năm 2026, do là năm chuyển tiếp, việc thông báo sẽ thực hiện hai lần: vào ngày 31/7/2026 và 31/1/2027.

Nếu trong năm doanh thu thực tế vượt ngưỡng 500 triệu đồng, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế sẽ phát sinh kể từ quý có doanh thu vượt mức.

2. Nhóm doanh thu trên 500 triệu đồng: Áp dụng thuế theo bậc thang

Các hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên sẽ thực hiện kê khai và tính thuế theo từng mức doanh thu cụ thể:

a. Trường hợp xác định được chi phí

• Doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm: áp dụng thuế suất TNCN 15% trên phần lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí).

• Doanh thu từ 3 – dưới 50 tỷ đồng: thuế suất 17%.

• Doanh thu trên 50 tỷ đồng: thuế suất 20%.

Mức thuế 15% áp dụng cho hộ dưới 3 tỷ đồng tương đương mức ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp siêu nhỏ cùng quy mô doanh thu.

b. Trường hợp không xác định được chi phí (doanh thu dưới 3 tỷ đồng)

Các hộ tiếp tục nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tùy lĩnh vực kinh doanh (dao động từ 0,5% đến 2% đối với TNCN). Tuy nhiên, trước khi tính thuế, sẽ được trừ 500 triệu đồng thuộc diện không chịu thuế.

3. Phương pháp tính thuế VAT vẫn giữ nguyên

Đối với thuế VAT, dù chuyển sang cơ chế kê khai, hộ kinh doanh vẫn nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.

Công thức tính:

Số thuế VAT phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ VAT theo ngành nghề

Tỷ lệ phần trăm theo ngành không thay đổi so với trước đây.

Doanh thu được hiểu là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ, kể cả trợ giá và phụ thu, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Chi phí được trừ là các khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng/lần trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

4. Nghĩa vụ sổ sách kế toán

• Nhóm miễn thuế hoặc nộp theo tỷ lệ doanh thu: phải theo dõi sổ chi tiết doanh thu.

• Nhóm nộp thuế theo lợi nhuận: phải lập đầy đủ 4 loại sổ kế toán gồm:

  1. Sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ

  2. Sổ chi tiết doanh thu – chi phí

  3. Sổ theo dõi vật liệu, hàng hóa (xuất – nhập – tồn)

  4. Sổ theo dõi dòng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng)

5. Phân loại 4 nhóm hộ kinh doanh từ năm 2026

6. Hóa đơn điện tử

• Doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm: bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

• Doanh thu từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng: không bắt buộc, nhưng có thể đăng ký nếu có nhu cầu.

• Cơ quan thuế có thể cấp hóa đơn từng lần phát sinh theo đề nghị.

7. Trường hợp đặc thù

• Hộ kinh doanh nhiều địa điểm: được lựa chọn một ngành hoặc một địa điểm để áp dụng mức trừ 500 triệu đồng trước khi tính thuế TNCN. Nếu chưa trừ hết, có thể tiếp tục phân bổ sang địa điểm khác đến khi đủ.

• Cho thuê bất động sản nhiều nơi: được lựa chọn hợp đồng để áp dụng mức trừ 500 triệu đồng theo nguyên tắc tương tự.

• Bán hàng qua sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán: sàn sẽ khấu trừ, nộp thay. Cuối năm được quyết toán lại khi xác định nghĩa vụ thuế TNCN.

• Kinh doanh đồng thời tại cửa hàng và trên sàn: phải tổng hợp doanh thu để kê khai.

• Tạm ngừng kinh doanh: phải thông báo cơ quan thuế; trong thời gian tạm ngừng không phải nộp hồ sơ khai thuế.

8. Cơ chế quản lý: Hỗ trợ là trọng tâm

Theo cơ quan thuế, việc xác định hộ thuộc diện chỉ thông báo doanh thu hay phải kê khai – nộp thuế sẽ căn cứ trên dữ liệu thực tế phát sinh. Hộ kinh doanh không phải tự đánh giá hay lo ngại về việc áp dụng chính sách. Cơ quan thuế sẽ chủ động rà soát và hướng dẫn cụ thể từng trường hợp.

Giai đoạn đầu triển khai, nguyên tắc quản lý được xác định là công khai, minh bạch và lấy hỗ trợ làm trung tâm, tránh gây áp lực không cần thiết đối với các hộ chấp hành tốt nghĩa vụ thuế.

9. Bức tranh toàn cảnh khu vực hộ kinh doanh

Năm 2025, số thu thuế từ khu vực hộ, cá nhân kinh doanh đạt 32.840 tỷ đồng, tăng 37,5% so với cùng kỳ.

Trong giai đoạn 2022–2025, cả nước có khoảng 3–4 triệu hộ kinh doanh; trong đó hơn 2 triệu hộ kê khai thuế ổn định, đóng góp khoảng 2% tổng thu ngân sách nhà nước.

KẾT LUẬN

Kê khai và nộp thuế không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là nền tảng thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh, việc chủ động nắm bắt quy trình thuế giúp kiểm soát chi phí tốt hơn, tránh các khoản phạt không đáng có và xây dựng uy tín lâu dài với cơ quan quản lý nhà nước.

Qua những hướng dẫn thực hành chi tiết trong bài viết, có thể thấy rằng thủ tục thuế không hề phức tạp nếu được tiếp cận đúng cách. Khi hiểu rõ mình thuộc diện tính thuế nào, cần kê khai những gì, thời hạn ra sao và thực hiện theo đúng quy trình, bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng có thể tự thực hiện mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ bên ngoài.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và số hóa, việc thành thạo các thao tác kê khai, nộp thuế điện tử chính là một kỹ năng cần thiết đối với mỗi chủ hộ. Đây không chỉ là câu chuyện tuân thủ pháp luật, mà còn là bước đi quan trọng giúp hoạt động kinh doanh vận hành ổn định, bền vững và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

Hy vọng rằng sau khi tham khảo bài viết này, bạn sẽ có đủ sự tự tin để tự mình thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác – bởi thực tế, khi được hướng dẫn bài bản, việc kê khai và nộp thuế cho hộ kinh doanh thật sự là điều ai cũng làm được.

Tư vấn Thuế HD là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp toàn diện trong lĩnh vực thuế, đồng hành cùng doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong việc thực hiện đầy đủ và đúng quy định các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Với định hướng hoạt động dựa trên nguyên tắc chuẩn mực – chính xác – bảo mật – hiệu quả, Thuế HD mang đến hệ sinh thái dịch vụ thuế trọn gói, đáp ứng từ nhu cầu cơ bản đến các yêu cầu chuyên sâu và phức tạp.

Công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến tư vấn thuế như: tư vấn chính sách thuế theo từng loại hình hoạt động, kê khai và nộp thuế định kỳ, quyết toán thuế, hoàn thuế, tối ưu chi phí thuế hợp pháp, lập và soát xét báo cáo tài chính, cũng như đại diện khách hàng làm việc với cơ quan thuế trong các đợt thanh tra – kiểm tra. Mỗi giải pháp đều được thiết kế riêng theo đặc thù ngành nghề và quy mô hoạt động, nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật đồng thời tối ưu lợi ích tài chính cho khách hàng.

Với đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật thuế và luôn cập nhật kịp thời các thay đổi chính sách, Tư vấn Thuế HD cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài, giúp khách hàng an tâm tập trung phát triển hoạt động kinh doanh.

Thông tin:

• Website: tuvanthuehd.com
• Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
• SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
• Email: [email protected]