Trong bối cảnh hệ thống pháp luật thuế liên tục được cập nhật nhằm phù hợp với xu hướng số hóa và tăng cường minh bạch, các quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cũng đang có nhiều thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh không thể bỏ qua. Đặc biệt bước sang năm 2026, việc sử dụng chứng từ điện tử theo quy định mới không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn kéo theo những thay đổi đáng chú ý về thời điểm lập và cấp chứng từ. Nếu không nắm rõ, người trả thu nhập rất dễ rơi vào tình trạng thực hiện sai quy định, dẫn đến rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.
Một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp và kế toán băn khoăn hiện nay chính là: khi nào cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Có phải cứ khấu trừ là phải cấp ngay hay chỉ cấp khi người lao động yêu cầu? Quy định mới năm 2026 đã làm rõ hơn các trường hợp bắt buộc, thời điểm lập chứng từ cũng như cách thức sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định mới. Theo đó, chứng từ có thể phải lập ngay tại thời điểm khấu trừ thuế trong một số trường hợp , nhưng cũng có tình huống doanh nghiệp chỉ cần cấp khi cá nhân yêu cầu hoặc khi quyết toán thuế diễn ra .
Chính vì vậy, việc hiểu đúng – đủ – kịp thời các quy định về thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong quá trình quyết toán thuế. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật chi tiết và dễ hiểu nhất các quy định mới năm 2026, giúp bạn tránh sai sót và chủ động hơn trong công tác kế toán – thuế.
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới
Theo quy định hiện hành, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ khấu trừ hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí. Đây là nguyên tắc quan trọng mà tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026
Căn cứ khoản 2 Điều 4 và Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm:
- Lập chứng từ khấu trừ thuế hoặc biên lai thu
- Giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc người nộp tiền
- Đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định
- Thời điểm lập chứng từ chính là thời điểm phát sinh việc:
- Khấu trừ thuế TNCN
- Thu thuế, phí, lệ phí
- Đối với chứng từ điện tử:
- Phải tuân thủ đúng định dạng dữ liệu của cơ quan thuế
- Thời điểm ký số là thời điểm tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số để xác nhận chứng từ
- Trường hợp đặc biệt:
Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
➡️ Tóm lại, chứng từ khấu trừ thuế phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ, không được lập chậm hoặc dồn kỳ.
2. Cá nhân làm việc thời vụ được cấp chứng từ khi nào?
Đối với người lao động thời vụ hoặc không ký hợp đồng lao động dài hạn, quy định về cấp chứng từ có sự linh hoạt hơn:
- Không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng:
- Được cấp chứng từ khấu trừ thuế sau mỗi lần khấu trừ, hoặc
- Có thể yêu cầu cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm
- Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:
- Chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong cả năm tính thuế
➡️ Như vậy, cá nhân thời vụ có quyền lựa chọn hình thức nhận chứng từ phù hợp với nhu cầu quyết toán thuế của mình.
3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng sau:
- Thông tin nhận diện chứng từ:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số thứ tự
- Thông tin bên chi trả thu nhập:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế
- Thông tin người nhận thu nhập:
- Họ tên, địa chỉ, số điện thoại
- Mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân
- Quốc tịch (đối với người nước ngoài)
- Thông tin về thu nhập và nghĩa vụ thuế:
- Khoản thu nhập, thời điểm chi trả
- Tổng thu nhập chịu thuế
- Các khoản giảm trừ (bảo hiểm, từ thiện…)
- Số thuế đã khấu trừ
- Thông tin xác nhận:
- Ngày lập chứng từ
- Họ tên, chữ ký của người chi trả thu nhập
- Đối với chứng từ điện tử:
- Chữ ký trên chứng từ là chữ ký số hợp lệ theo quy định
Việc lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là căn cứ quan trọng để cá nhân thực hiện quyết toán thuế. Do đó, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập chứng từ phải trùng với thời điểm khấu trừ thuế, đồng thời đảm bảo nội dung chứng từ đầy đủ, chính xác theo quy định hiện hành.
Kết luận
Có thể thấy, quy định về thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 không còn mang tính “cứng nhắc” như trước mà được điều chỉnh linh hoạt hơn, tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hai nguyên tắc quan trọng: một là lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế theo quy định kỹ thuật; hai là cấp chứng từ cho cá nhân khi có yêu cầu hoặc phục vụ quyết toán thuế. Đây chính là điểm mấu chốt để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu quy trình quản lý nội bộ.
Trong thực tế, không ít đơn vị vẫn đang nhầm lẫn giữa “lập” và “cấp” chứng từ, dẫn đến việc thực hiện chưa đúng quy định. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt trong các trường hợp tự quyết toán thuế, khi chứng từ khấu trừ là căn cứ quan trọng để chứng minh số thuế đã nộp . Vì vậy, việc chuẩn hóa quy trình, cập nhật hệ thống chứng từ điện tử theo quy định mới và đào tạo bộ phận kế toán là điều cần thiết hơn bao giờ hết.
Tóm lại, năm 2026 không chỉ là giai đoạn chuyển đổi về công nghệ trong quản lý thuế mà còn là thời điểm đòi hỏi sự chủ động thích ứng từ phía doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Nắm rõ thời điểm cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là bước quan trọng giúp bạn vận hành minh bạch, hạn chế rủi ro và sẵn sàng cho các yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ của cơ quan thuế trong tương lai.
Tư vấn Thuế HD là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thuế trọn gói, mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp và cá nhân trong mọi vấn đề liên quan đến thuế. Với đội ngũ chuyên gia có chuyên môn sâu, giàu kinh nghiệm thực tiễn và luôn cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật mới, công ty triển khai đầy đủ các dịch vụ từ tư vấn chính sách thuế, kê khai – báo cáo thuế định kỳ, quyết toán thuế, hoàn thuế đến rà soát hồ sơ, kiểm soát rủi ro và hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh thanh tra, kiểm tra. Bằng quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và lấy hiệu quả làm trọng tâm, Tư vấn Thuế HD không chỉ giúp khách hàng tuân thủ đúng quy định mà còn tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp, tiết giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
