Trong lĩnh vực xây dựng, việc doanh nghiệp giao khoán nhân công cho các tổ, đội hoặc cá nhân nhận khoán là hình thức tổ chức thi công khá phổ biến nhằm tối ưu chi phí, đẩy nhanh tiến độ và nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích về mặt quản lý và vận hành, các khoản chi phí giao khoán chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị đúng hồ sơ, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế. Đây cũng là một trong những nội dung thường xuyên được cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra khi quyết toán thuế đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.
Đặc biệt, kể từ khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp có hiệu lực, các quy định liên quan đến hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi tiếp tục được doanh nghiệp quan tâm. Nếu hồ sơ giao khoán không đầy đủ hoặc không thể chứng minh tính có thật của hoạt động thi công, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị loại chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế, làm tăng số thuế TNDN phải nộp và phát sinh các rủi ro về xử lý vi phạm thuế.
Vậy hồ sơ giao khoán công nhân trong công trình cần bao gồm những giấy tờ nào để đáp ứng quy định của Nghị định 320 và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN? Những chứng từ nào là bắt buộc và doanh nghiệp cần lưu ý gì trong quá trình ký kết, nghiệm thu, thanh toán và lưu trữ hồ sơ? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các quy định pháp lý liên quan và phân tích chi tiết từng loại hồ sơ cần chuẩn bị, giúp doanh nghiệp xây dựng chủ động hoàn thiện chứng từ, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
Hồ sơ giao khoán nhân công trong công trình xây dựng để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320 gồm những gì?
Ngày 06/5/2026, Thuế TP. Đà Nẵng đã ban hành Công văn 2653/DAN-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn về việc thực hiện thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng giao khoán với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để thực hiện các hạng mục trong công trình xây dựng.
Theo nội dung Công văn, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng giao khoán với cá nhân không có đăng ký kinh doanh thì khoản thu nhập mà cá nhân nhận được được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện chịu thuế TNCN.
Do đó, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo mức 10% trước khi thanh toán cho cá nhân nhận khoán, không phân biệt người nhận tiền là cá nhân trực tiếp hay đại diện của một nhóm cá nhân.
Đối với khoản chi giao khoán này, doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đồng thời không thuộc các khoản chi không được trừ theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ, bao gồm:
- Hợp đồng giao khoán.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Bản sao Căn cước công dân của người nhận khoán.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoặc biên bản xác nhận công việc đã hoàn thành.
- Bảng chấm công (nếu có áp dụng).
- Chứng từ thanh toán theo đúng quy định.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Các hồ sơ, tài liệu liên quan khác (nếu có).
Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở chứng minh tính hợp pháp của khoản chi khi quyết toán thuế và bảo đảm điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo Nghị định 320, thời điểm xác định thu nhập từ chuyển nhượng vốn để tính thuế TNDN là khi nào?
Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thời điểm xác định thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng vốn để tính thuế thu nhập doanh nghiệp là thời điểm quyền sở hữu phần vốn được chuyển giao cho bên nhận chuyển nhượng.
Ngoài nguyên tắc trên, Nghị định còn quy định một số trường hợp cụ thể như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp chuyển nhượng toàn bộ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu dưới hình thức chuyển nhượng vốn mà gắn với bất động sản, thì doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế TNDN theo quy định đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
- Trường hợp doanh nghiệp chuyển nhượng vốn nhưng không nhận thanh toán bằng tiền, mà nhận bằng tài sản, cổ phiếu, chứng chỉ quỹ hoặc các lợi ích vật chất khác, nếu phát sinh thu nhập thì vẫn thuộc diện chịu thuế TNDN. Giá trị của tài sản hoặc lợi ích nhận được sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm nhận tài sản để làm căn cứ tính thuế.
- Đối với doanh nghiệp phát sinh thu nhập từ chuyển nhượng vốn, khoản thu nhập này được xác định là thu nhập khác và phải kê khai vào thu nhập chịu thuế khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lưu ý: Thu nhập từ chuyển nhượng vốn được hiểu là khoản thu nhập phát sinh từ việc chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ phần vốn mà doanh nghiệp đã đầu tư vào tổ chức hoặc cá nhân khác. Khái niệm này bao gồm nhiều hình thức như bán doanh nghiệp, chuyển nhượng quyền góp vốn, chuyển nhượng cổ phần của công ty không phải là công ty đại chúng, chuyển nhượng cổ phần của tổ chức không niêm yết hoặc không đăng ký giao dịch theo quy định của pháp luật về chứng khoán, cũng như các hình thức chuyển nhượng vốn hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
Cách xác định thu nhập tính thuế TNDN từ hoạt động chuyển nhượng vốn theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) từ hoạt động chuyển nhượng vốn được xác định theo công thức sau:
Thu nhập tính thuế = Giá chuyển nhượng – Giá mua của phần vốn chuyển nhượng – Chi phí chuyển nhượng
Để xác định chính xác thu nhập tính thuế, doanh nghiệp cần làm rõ từng yếu tố cấu thành như sau:
1. Giá chuyển nhượng
Giá chuyển nhượng là tổng giá trị thực tế mà bên chuyển nhượng nhận được theo hợp đồng chuyển nhượng vốn.
Một số trường hợp đặc biệt được quy định như sau:
- Thanh toán theo hình thức trả góp hoặc trả chậm: Doanh thu từ chuyển nhượng vốn không bao gồm khoản lãi trả góp hoặc lãi trả chậm theo thỏa thuận trong hợp đồng.
- Hợp đồng không ghi giá chuyển nhượng hoặc giá ghi trên hợp đồng không phù hợp với giá thị trường: Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và ấn định lại giá chuyển nhượng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Đối với trường hợp chuyển nhượng một phần vốn góp với mức giá không phản ánh đúng giá thị trường, cơ quan thuế có thể xác định lại giá trị toàn bộ doanh nghiệp tại thời điểm chuyển nhượng để tính lại giá trị phần vốn được chuyển nhượng tương ứng.
- Chuyển nhượng vốn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên: Khoản thanh toán phải được thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt. Nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, cơ quan thuế có quyền ấn định giá chuyển nhượng.
Việc ấn định giá chuyển nhượng trong các trường hợp nêu trên được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
2. Giá mua của phần vốn chuyển nhượng
Giá mua của phần vốn chuyển nhượng được xác định tùy theo nguồn gốc của phần vốn, cụ thể:
- Đối với phần vốn góp khi thành lập doanh nghiệp: Giá mua là giá trị phần vốn góp lũy kế đến thời điểm chuyển nhượng, được xác định trên cơ sở sổ sách kế toán, hồ sơ, chứng từ liên quan và có xác nhận của các bên góp vốn hoặc các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh. Đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, giá trị này có thể được xác định theo kết quả kiểm toán của tổ chức kiểm toán độc lập.
- Đối với phần vốn được nhận chuyển nhượng từ tổ chức hoặc cá nhân khác: Giá mua là giá trị phần vốn tại thời điểm nhận chuyển nhượng, căn cứ vào hợp đồng mua bán phần vốn góp và chứng từ thanh toán.
- Đối với doanh nghiệp hạch toán bằng ngoại tệ: Nếu doanh nghiệp đáp ứng điều kiện hạch toán kế toán bằng ngoại tệ theo quy định thì giá chuyển nhượng và giá mua được xác định bằng đồng ngoại tệ. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán bằng đồng Việt Nam nhưng phát sinh giao dịch chuyển nhượng vốn bằng ngoại tệ thì giá chuyển nhượng phải được quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
3. Chi phí chuyển nhượng
Chi phí chuyển nhượng là các khoản chi thực tế phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động chuyển nhượng vốn, đồng thời phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh.
Các khoản chi phí này có thể bao gồm:
- Chi phí thực hiện các thủ tục pháp lý phục vụ việc chuyển nhượng.
- Các khoản phí, lệ phí phải nộp khi thực hiện thủ tục chuyển nhượng vốn.
- Chi phí giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng chuyển nhượng.
- Các khoản chi phí hợp lý khác có đầy đủ chứng từ chứng minh theo quy định.
Đối với chi phí phát sinh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải có chứng từ gốc được cơ quan công chứng hoặc tổ chức kiểm toán độc lập tại quốc gia phát sinh chi phí xác nhận. Đồng thời, toàn bộ chứng từ này phải được dịch sang tiếng Việt và có xác nhận của người đại diện có thẩm quyền để làm căn cứ xác định chi phí khi tính thuế.
Như vậy, để xác định đúng thu nhập tính thuế TNDN từ hoạt động chuyển nhượng vốn, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ giá chuyển nhượng, giá mua phần vốn chuyển nhượng và các chi phí liên quan, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định nhằm bảo đảm việc kê khai và quyết toán thuế được thực hiện chính xác, minh bạch.
Kết luận
Có thể thấy, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giao khoán công nhân trong công trình không chỉ là yêu cầu phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý và có đầy đủ chứng từ của các khoản chi khi xác định chi phí được trừ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí không phải do khoản chi không phát sinh, mà do hồ sơ giao khoán, biên bản nghiệm thu, bảng chấm công, chứng từ thanh toán hoặc các tài liệu liên quan chưa đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật thuế. Vì vậy, việc xây dựng một bộ hồ sơ giao khoán chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.
Bên cạnh việc chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật các quy định mới của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính để bảo đảm việc hạch toán chi phí luôn phù hợp với quy định hiện hành. Chủ động rà soát hồ sơ, lưu trữ chứng từ đầy đủ và thực hiện thanh toán đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp được chấp nhận các khoản chi khi tính thuế TNDN mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển ổn định và bền vững trong lĩnh vực xây dựng.
Tư vấn Thuế HD là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với mục tiêu mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến thuế như kê khai và báo cáo thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế, tư vấn chính sách thuế, xử lý hồ sơ kế toán, thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cập nhật nhanh chóng những thay đổi mới nhất của pháp luật, Tư vấn Thuế HD giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Bằng sự chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài cùng khách hàng, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
