Tiền lương, tiền công và các khoản chi trả cho người lao động luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của hầu hết doanh nghiệp. Đây cũng là khoản chi được pháp luật thuế cho phép hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải mọi khoản chi trả cho người lao động đều được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc xây dựng quy chế tiền lương, ký kết hợp đồng lao động, lưu trữ hồ sơ, thực hiện thanh toán hoặc hạch toán kế toán cũng có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán thuế, làm tăng số thuế TNDN phải nộp và phát sinh các khoản tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Để hạn chế tình trạng kê khai sai và bảo đảm tính thống nhất trong quá trình áp dụng pháp luật, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn đã quy định khá cụ thể về các điều kiện để khoản chi tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ, đồng thời liệt kê nhiều trường hợp không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Những quy định này không chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp trong nước mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế hằng năm. Vì vậy, việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp trong quá trình quản trị tài chính và thuế.
Vậy những khoản chi tiền lương, tiền công nào sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN? Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để các khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ các trường hợp không được trừ theo quy định hiện hành, đồng thời phân tích những lưu ý quan trọng trong quá trình xây dựng chính sách tiền lương, ký kết hợp đồng lao động, hạch toán kế toán và lưu trữ hồ sơ nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro về thuế.
Những khoản chi tiền lương, tiền công nào không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN?
Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, không phải mọi khoản chi liên quan đến tiền lương, tiền công của người lao động đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau:
1. Khoản tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi hoặc không có chứng từ hợp lệ
Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản:
- Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã được hạch toán vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế chưa thanh toán.
- Các khoản chi không có đầy đủ chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
2. Tiền lương, tiền thưởng không được quy định rõ trong hồ sơ của doanh nghiệp
Các khoản tiền lương, tiền công hoặc tiền thưởng sẽ không được trừ nếu doanh nghiệp không quy định cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp điều chuyển trong nội bộ tập đoàn hoặc giữa công ty mẹ và công ty con).
- Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn.
- Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.
3. Một số khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ
Mặc dù là các khoản chi có liên quan đến người lao động, nhưng nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định thì vẫn được tính vào chi phí được trừ, bao gồm:
- Chi phí học tập cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam từ bậc mầm non đến trung học phổ thông, nếu khoản chi này được ghi rõ trong hợp đồng lao động, mang bản chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả cho người lao động, nếu được quy định trong hợp đồng lao động, có tính chất là tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Chi phí thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp Việt Nam chi trả theo hợp đồng ký với doanh nghiệp nước ngoài, trong đó quy định rõ doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm thanh toán chi phí chỗ ở cho chuyên gia trong thời gian làm việc tại Việt Nam.
4. Tiền lương chưa chi trước thời hạn quyết toán thuế
Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với:
- Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa thực tế chi trả.
Ngoại lệ, doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương, với điều kiện:
- Mức trích do doanh nghiệp quyết định nhưng không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện trong năm.
- Sau khi trích lập quỹ dự phòng, doanh nghiệp không được phát sinh lỗ. Nếu việc trích đủ 17% làm doanh nghiệp bị lỗ thì chỉ được trích ở mức phù hợp.
- Nếu sau 06 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế, doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì phần chưa sử dụng phải điều chỉnh giảm chi phí của năm tiếp theo.
5. Tiền lương, tiền công của một số đối tượng không được tính vào chi phí được trừ
Các khoản sau không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, gồm:
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ.
- Thù lao trả cho thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc các sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được tính các khoản tiền lương, tiền công vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về thực tế chi trả, hồ sơ, chứng từ hợp pháp và quy định nội bộ. Ngược lại, các khoản chi không đáp ứng các điều kiện này hoặc chi cho các đối tượng không thuộc diện được khấu trừ sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Những khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công nào của người lao động phải chịu thuế TNCN?
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân, trừ các khoản được miễn thuế theo Điều 4 của Luật. Cụ thể, các khoản thu nhập phải tính thuế bao gồm:
- Tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập có bản chất là tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả.
- Tiền thù lao cùng các khoản lợi ích bằng tiền hoặc hiện vật mà người lao động nhận được dưới bất kỳ hình thức nào.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp và thu nhập khác, ngoại trừ những khoản được pháp luật quy định không tính vào thu nhập chịu thuế, bao gồm:
- Phụ cấp, trợ cấp dành cho người có công với cách mạng theo quy định của pháp luật.
- Phụ cấp quốc phòng, an ninh.
- Phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành nghề hoặc công việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm.
- Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định hiện hành.
- Phụ cấp, trợ cấp và sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả.
- Trợ cấp khó khăn đột xuất; trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận con nuôi; trợ cấp do suy giảm khả năng lao động; trợ cấp hưu trí một lần; trợ cấp tuất hằng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
- Trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp và thu nhập khác không mang bản chất tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ.
Như vậy, mọi khoản thu nhập có tính chất là tiền lương, tiền công hoặc lợi ích phát sinh từ quan hệ lao động đều thuộc diện chịu thuế TNCN, trừ những khoản được pháp luật quy định miễn thuế.
Tiền lương trả cho những ngày người lao động không nghỉ phép có được miễn thuế TNCN không?
Theo khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, một số khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công được miễn thuế thu nhập cá nhân, trong đó có:
- Tiền lương làm việc vào ban đêm;
- Tiền lương làm thêm giờ;
- Tiền lương, tiền công được trả cho những ngày người lao động không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.
Do đó, khoản tiền lương hoặc tiền công mà người sử dụng lao động thanh toán cho người lao động đối với những ngày phép năm chưa nghỉ theo đúng quy định của pháp luật sẽ không phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Đây là một trong những khoản thu nhập được miễn thuế theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.
Kết luận
Có thể thấy, việc xác định các khoản chi tiền lương, tiền công được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thực tế chi trả cho người lao động mà còn phụ thuộc vào việc khoản chi đó có đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế hay không. Các yếu tố như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế tiền lương, chứng từ thanh toán, hồ sơ kế toán và thời điểm chi trả đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc khoản chi có được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường ứng dụng công nghệ số trong công tác quản lý, thanh tra và đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ chính sách tiền lương, quy trình chi trả và hệ thống hồ sơ chứng từ để bảo đảm tính đầy đủ, hợp pháp và nhất quán. Đồng thời, việc thường xuyên cập nhật các quy định mới của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt do kê khai không đúng quy định. Quản trị tốt các khoản chi tiền lương, tiền công không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và tạo nền tảng phát triển bền vững trong dài hạn.
Tư vấn Thuế HD là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với mục tiêu mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến thuế như kê khai và báo cáo thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế, tư vấn chính sách thuế, xử lý hồ sơ kế toán, thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cập nhật nhanh chóng những thay đổi mới nhất của pháp luật, Tư vấn Thuế HD giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Bằng sự chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài cùng khách hàng, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
