Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong quản trị nhân sự và quan hệ lao động, hợp đồng lao động điện tử ngày càng trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch trong giao kết lao động. Nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý cho hình thức hợp đồng mới này, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử.
Kể từ khi có hiệu lực, văn bản này không chỉ đặt ra những quy định cụ thể về việc quản lý, lưu trữ và xác thực hợp đồng lao động trên nền tảng số, mà còn góp phần chuẩn hóa quy trình giao kết lao động trong môi trường điện tử. Vậy Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định những nội dung trọng tâm nào? Những điểm mới nào doanh nghiệp và người lao động cần đặc biệt lưu ý để tuân thủ đúng quy định pháp luật? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tóm tắt chi tiết và dễ hiểu nhất những nội dung quan trọng của Thông tư này.
Tóm tắt những nội dung đáng chú ý của Thông tư 08/2026/TT-BNV về hợp đồng lao động điện tử
Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Dưới đây là những nội dung trọng tâm cần lưu ý:
1. Bắt buộc có mã định danh (ID) từ ngày 01/7/2026
Kể từ ngày 01/7/2026, mọi hợp đồng lao động điện tử phải được cấp mã định danh (ID) do Bộ Nội vụ quản lý thông qua nền tảng điện tử. Những hợp đồng không có ID sẽ không được công nhận trong hệ thống.
Mỗi hợp đồng chỉ được cấp 01 ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt quá trình tồn tại của hợp đồng, kể cả khi có sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
Căn cứ: Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV
2. Cấu trúc và nguyên tắc cấp mã ID
Mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 01 ký tự chữ + 12 chữ số, cụ thể:
- Ký tự chữ (A/B/C):
- A: Hợp đồng mới giao kết từ 01/7/2026 qua nền tảng eContract
- B: Hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử
- C: Hợp đồng điện tử được ký trước 01/7/2026
- 12 chữ số:
- 02 số đầu: thể hiện năm cấp ID (2 số cuối của năm)
- 10 số còn lại: dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tự động sinh
ID được cấp tự động trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng hợp lệ được gửi lên hệ thống và không thay đổi trong suốt vòng đời pháp lý của hợp đồng.
Căn cứ: Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV
3. Rà soát và chuyển đổi hợp đồng cũ
Đối với hợp đồng lao động điện tử được ký trước ngày 01/7/2026, đơn vị cung cấp nền tảng eContract có trách nhiệm hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi đưa lên hệ thống để cấp ID quản lý.
Trường hợp chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử, phải lập nhật ký chuyển đổi ghi rõ các thông tin liên quan như hệ thống thực hiện, người thực hiện, thời gian hoàn thành, định dạng, dung lượng, số trang… Đồng thời, hồ sơ chuyển đổi phải được niêm phong bằng chữ ký số và dấu thời gian nhằm bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu.
Căn cứ: Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV
4. Chế độ báo cáo và giám sát
Thông tư quy định cơ chế báo cáo theo từng nhóm chủ thể:
- Nhà cung cấp nền tảng eContract: báo cáo định kỳ hàng quý (theo Phụ lục IV) và báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật hệ thống.
- Người sử dụng lao động: thực hiện báo cáo biến động lao động qua nền tảng theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Cơ quan quản lý nhà nước (Sở Nội vụ, Ban quản lý khu công nghiệp): tổng hợp và báo cáo tình hình sử dụng lao động trên địa bàn.
Căn cứ: Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV
5. Quản lý và bảo vệ dữ liệu hợp đồng
Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ khi hợp đồng chấm dứt (tính từ hợp đồng cuối cùng nếu có nhiều lần ký kết).
Việc xử lý dữ liệu trên nền tảng phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ dữ liệu, đảm bảo các nguyên tắc: đúng mục đích, tối thiểu cần thiết, đúng thẩm quyền, giới hạn phạm vi và thời gian lưu trữ hợp lý.
Đặc biệt, việc khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh chỉ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý rõ ràng và áp dụng đầy đủ biện pháp bảo mật theo quy định.
Dữ liệu được thu thập và cập nhật vào Nền tảng hợp đồng lao động điện tử từ những nguồn nào?
Căn cứ khoản 2 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, dữ liệu đưa vào Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhằm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và đồng bộ, cụ thể:
- Nhà cung cấp eContract: thực hiện việc gửi và đồng bộ tự động theo chuẩn kỹ thuật đối với các nhóm dữ liệu được quy định tại các điểm a, b, đ và e khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Người sử dụng lao động: trực tiếp cập nhật các thông tin thuộc nhóm dữ liệu tại điểm c và điểm e khoản 1 Điều 14 thông qua tài khoản được cấp trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: thực hiện cập nhật trực tiếp các dữ liệu theo điểm d và điểm e khoản 1 Điều 14 thông qua hệ thống tài khoản được phân quyền trên nền tảng.
- Các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành: cung cấp và chia sẻ dữ liệu nhằm phục vụ việc đối chiếu, xác thực thông tin hợp đồng lao động điện tử.
- Các nguồn hợp pháp khác: theo quy định của pháp luật về dữ liệu và quản lý thông tin.
Như vậy, dữ liệu trên nền tảng được hình thành từ cơ chế phối hợp đa nguồn, bảo đảm tính liên thông và thống nhất trong quản lý hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do cơ quan nào quản lý?
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn, được xây dựng nhằm quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử và cung cấp dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trên phạm vi toàn quốc.
Đáng chú ý, nền tảng này do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý. Đây là cơ quan chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, giám sát và bảo đảm hoạt động ổn định của hệ thống.
Bên cạnh đó, nền tảng còn được liên kết với hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử (eContract). Hệ thống eContract cho phép các bên liên quan thực hiện đầy đủ các thao tác như: tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất và quản lý hợp đồng lao động điện tử; đồng thời hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động và chứng thực hợp đồng theo quy định pháp luật.
Như vậy, Bộ Nội vụ là cơ quan chủ trì quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm thống nhất dữ liệu và vận hành xuyên suốt trên phạm vi toàn quốc.
KẾT LUẬN
Có thể thấy, Thông tư 08/2026/TT-BNV là bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam, đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ quá trình số hóa trong lĩnh vực lao động – việc làm. Với các quy định cụ thể về quản lý nền tảng, mã định danh hợp đồng, cũng như cơ chế vận hành và lưu trữ dữ liệu, văn bản này góp phần nâng cao tính minh bạch, an toàn pháp lý và hiệu quả quản lý lao động trong thời đại số.
Trong thời gian tới, việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định của Thông tư không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện để xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và phù hợp với xu thế phát triển chung. Đây chính là nền tảng quan trọng để tiến tới một hệ thống quản trị lao động số hóa toàn diện và bền vững.
Tư vấn Thuế HD là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với mục tiêu mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến thuế như kê khai và báo cáo thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế, tư vấn chính sách thuế, xử lý hồ sơ kế toán, thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cập nhật nhanh chóng những thay đổi mới nhất của pháp luật, Tư vấn Thuế HD giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Bằng sự chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài cùng khách hàng, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
