Trong tiến trình đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với hệ thống quản lý thuế, việc cập nhật số định danh cá nhân vào mã số thuế đang trở thành một bước chuyển quan trọng nhằm thống nhất thông tin, đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý người nộp thuế. Theo định hướng này, cơ quan thuế đã ban hành Công văn 2204/TCS13-NVDTPC nhằm hướng dẫn cụ thể việc rà soát, chuẩn hóa và cập nhật số định danh cá nhân thay thế cho mã số thuế trong một số trường hợp theo quy định.

Việc triển khai thủ tục này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, đồng bộ của dữ liệu giữa các cơ quan quản lý nhà nước mà còn tạo thuận lợi cho cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, sử dụng dịch vụ công và giao dịch điện tử. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người nộp thuế vẫn còn lúng túng về quy trình thực hiện cũng như hồ sơ cần chuẩn bị. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cập nhật số định danh cá nhân vào mã số thuế theo Công văn 2204/TCS13-NVDTPC, giúp bạn dễ dàng áp dụng đúng quy định.

Hướng dẫn thủ tục và phương thức cập nhật số định danh cá nhân theo Công văn 2204/TCS13-NVDTPC

Ngày 01/6/2026, Thuế cơ sở 13 tỉnh Thanh Hóa ban hành Công văn 2204/TCS13-NVDTPC nhằm hướng dẫn việc xử lý trường hợp cá nhân có nhiều mã số thuế và thực hiện cập nhật số định danh cá nhân để đồng bộ dữ liệu quản lý thuế.

Theo đó, việc cập nhật được thực hiện theo các phương thức sau:

1. Trường hợp cá nhân trực tiếp thực hiện

a) Hồ sơ cần chuẩn bị

Cá nhân thực hiện kê khai theo một trong các biểu mẫu:

• Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST, hoặc
• mẫu 20-ĐK-TCT

(theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).

b) Nơi nộp hồ sơ

Người nộp thuế có thể nộp theo hình thức giấy tại:

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (đối với cá nhân kinh doanh);
• Cơ quan thuế nơi thường trú hoặc tạm trú (đối với cá nhân không kinh doanh);
• Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.

c) Nộp hồ sơ điện tử (khuyến khích)

• Trường hợp đã có tài khoản thuế điện tử:
  Đăng nhập eTax Mobile hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính (https://dichvucong.mof.gov.vn) bằng MST chưa khớp để thực hiện nộp hồ sơ.
• Trường hợp chưa có tài khoản:
  Thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử cho MST chưa khớp, sau khi được kích hoạt có thể đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến.

2. Trường hợp ủy quyền qua cơ quan chi trả thu nhập

a) Trách nhiệm của cá nhân

Cá nhân cung cấp đầy đủ thông tin thay đổi cho doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập.

b) Trách nhiệm của cơ quan chi trả

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm:

• Tổng hợp thông tin người lao động và người phụ thuộc;
• Lập hồ sơ theo mẫu 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Thông tư 86/2024/TT-BTC);
• Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính hoặc nộp trực tiếp/bưu chính đến cơ quan thuế quản lý hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.

3. Trường hợp hộ kinh doanh đang hoạt động

Hộ kinh doanh thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC. Sau khi cập nhật, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ sang cơ quan thuế.

4. Trường hợp hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”

Đối với mã số thuế đang ở trạng thái này:

• Chủ hộ hoặc cá nhân kinh doanh lập mẫu 08-MST gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Chỉ được điều chỉnh các thông tin cá nhân như: số định danh, họ tên, ngày sinh… nhằm đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia;
• Không điều chỉnh thông tin địa điểm kinh doanh.

Lưu ý: Việc cập nhật chỉ phục vụ quản lý mã số thuế cá nhân cho các nghĩa vụ thuế khác, không làm thay đổi trạng thái “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Trường hợp cần thiết, người nộp thuế vẫn phải thực hiện thủ tục khôi phục hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.

Có được ghi số định danh cá nhân thay cho mã số thuế hộ kinh doanh trên hóa đơn không?

Theo quy định tại khoản 7 Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019, khi hệ thống định danh cá nhân được triển khai đồng bộ trên phạm vi toàn dân cư, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng thay thế mã số thuế trong quản lý thuế.

Bên cạnh đó, Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC cũng quy định rõ:

• Số định danh cá nhân (12 chữ số) do Bộ Công an cấp được sử dụng thay cho mã số thuế đối với cá nhân và người phụ thuộc;
• Đồng thời, số định danh cá nhân của người đại diện hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng được sử dụng thay thế cho mã số thuế của các đối tượng này.

Như vậy, theo quy định hiện hành, đại diện hộ kinh doanh được phép sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế khi thể hiện trên hóa đơn, trong bối cảnh hệ thống quản lý thuế đã chuyển đổi sang cơ sở dữ liệu định danh thống nhất.

Phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh hiện nay

Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP), phương pháp tính thuế TNCN đối với cá nhân kinh doanh được xác định theo mức doanh thu như sau:

1. Phương pháp tính theo tỷ lệ trên doanh thu

Áp dụng đối với cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng.

• Thuế TNCN = Doanh thu tính thuế × Thuế suất
• Thuế suất thực hiện theo khoản 3 Điều 7 Luật Thuế TNCN 2025

2. Phương pháp tính theo thu nhập chịu thuế

Áp dụng đối với:

• Cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 03 tỷ đồng; hoặc
• Cá nhân có doanh thu từ 01–03 tỷ đồng nhưng lựa chọn phương pháp này.

Cách tính:

• Thu nhập tính thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế × Thuế suất theo khoản 2 Điều 7 Luật Thuế TNCN 2025

Lưu ý: Doanh thu và chi phí được xác định theo Điều 5 và Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Một số quy định ổn định phương pháp tính thuế

• Trường hợp cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp thu nhập tính thuế thì phải ổn định phương pháp trong 02 năm liên tục kể từ năm áp dụng đầu tiên.
• Trường hợp đang áp dụng phương pháp theo tỷ lệ doanh thu nhưng doanh thu thực tế vượt trên 03 tỷ đồng, thì từ năm tiếp theo phải chuyển sang phương pháp tính theo thu nhập chịu thuế.

KẾT LUẬN

Có thể thấy, việc cập nhật số định danh cá nhân vào mã số thuế theo hướng dẫn tại Công văn 2204/TCS13-NVDTPC là một bước đi quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế và xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Thủ tục này không chỉ giúp tăng tính chính xác trong quản lý thông tin người nộp thuế mà còn góp phần đơn giản hóa các giao dịch thuế trong môi trường điện tử.

Vì vậy, cá nhân cần chủ động rà soát thông tin, thực hiện cập nhật theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, tránh sai sót trong quá trình sử dụng mã số thuế. Việc tuân thủ kịp thời quy định không chỉ giúp thuận tiện trong thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản lý thuế minh bạch, hiện đại và hiệu quả hơn trong dài hạn.

Tư vấn Thuế HD là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với mục tiêu mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến thuế như kê khai và báo cáo thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế, tư vấn chính sách thuế, xử lý hồ sơ kế toán, thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cập nhật nhanh chóng những thay đổi mới nhất của pháp luật, Tư vấn Thuế HD giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Bằng sự chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài cùng khách hàng, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.

Thông tin:

• Website: tuvanthuehd.com
• Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
• SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
• Email: [email protected]