Từ ngày 01/7/2026, hệ thống pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội tiếp tục có những thay đổi quan trọng liên quan đến thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo Quyết định 645/QĐ-BNV. Đây là nội dung nhận được nhiều sự quan tâm từ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và người lao động bởi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tuyển dụng, khai báo và quản lý thông tin lao động.
Theo quy định mới, việc đăng ký lao động sẽ được thực hiện đồng thời với thủ tục tham gia BHXH, nhằm đồng bộ hóa dữ liệu và tăng cường quản lý thị trường lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc liệu đây có phải là thủ tục bắt buộc mới hoàn toàn hay chỉ là sự điều chỉnh trong quy trình thực hiện, cũng như phạm vi áp dụng cụ thể của quy định này.
Bài viết dưới đây sẽ giải đáp rõ ràng việc từ 01/07/2026 doanh nghiệp có bắt buộc đăng ký lao động đối với người lao động tham gia BHXH theo Quyết định 645 hay không, đồng thời làm rõ những điểm doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng quy định.
Chính thức từ 01/07/2026: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký lao động đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc theo Quyết định 645?
Ngày 09/06/2026, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định 645/QĐ-BNV năm 2026 công bố các thủ tục hành chính mới liên quan đến đăng ký lao động và điều chỉnh thông tin đăng ký lao động, được thực hiện theo quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
Đáng chú ý, tại Phụ lục kèm theo Quyết định 645/QĐ-BNV, quy định rõ: người lao động có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin trong tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin đã kê khai.
Đồng thời, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký thông tin lao động khi nộp hồ sơ đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Trình tự đăng ký lao động đối với người lao động thuộc diện BHXH bắt buộc
(1) Trình tự thực hiện
- Bước 1: Người lao động cung cấp thông tin liên quan theo Tờ khai đăng ký tham gia BHXH (quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 318/2025/NĐ-CP) và chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin đã kê khai.
- Bước 2: Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký thông tin lao động khi nộp hồ sơ đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo quy định tại Luật BHXH và văn bản hướng dẫn thi hành.
- Bước 3: Sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý, dữ liệu đăng ký lao động sẽ được đồng bộ, tích hợp vào cơ sở dữ liệu quốc gia về người lao động.
(2) Cách thức thực hiện
Thực hiện theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn liên quan.
(3) Hồ sơ thực hiện
- Thành phần hồ sơ: Tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo khoản 1 Điều 27 Luật BHXH 2024, có bổ sung thông tin theo điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
- Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
(4) Thời hạn giải quyết
05 ngày làm việc.
(5) Đối tượng thực hiện
Người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024.
(6) Cơ quan giải quyết
Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
(7) Kết quả giải quyết
Thực hiện theo quy định của Luật BHXH và văn bản hướng dẫn liên quan.
(8) Phí, lệ phí
Không thu phí.
(9) Mẫu tờ khai sử dụng
Tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo khoản 1 Điều 27 Luật BHXH 2024, có bổ sung thông tin theo quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
(10) Điều kiện thực hiện thủ tục
- Người lao động thuộc diện BHXH bắt buộc khi đăng ký tham gia BHXH sẽ thực hiện đăng ký lao động đồng thời.
- Thời điểm áp dụng: từ ngày 01/07/2026.
(11) Căn cứ pháp lý
- Luật Việc làm 2025
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024
- Nghị định 318/2025/NĐ-CP ngày 12/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động.
5 nhóm thông tin đăng ký lao động từ 01/01/2026: Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ
Ngày 12/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 318/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Việc làm 2025 về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động. Nghị định này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký lao động được chia thành các nhóm nội dung cụ thể như sau:
1. Thông tin nhận diện cơ bản của người lao động
Bao gồm các dữ liệu nền tảng như: họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày tháng năm sinh; giới tính; dân tộc; và nơi ở hiện tại (thường trú hoặc tạm trú).
2. Nhóm thông tin về trình độ giáo dục và kỹ năng nghề
Nhóm này phản ánh năng lực chuyên môn của người lao động, gồm:
- Trình độ giáo dục phổ thông cao nhất;
- Trình độ đào tạo trong giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học (bao gồm lĩnh vực đào tạo);
- Chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
- Các loại chứng chỉ, văn bằng khác liên quan.
3. Nhóm thông tin về việc làm và nhu cầu việc làm
Đây là nhóm dữ liệu phản ánh tình trạng lao động thực tế và định hướng việc làm, bao gồm:
- Thông tin việc làm hiện tại: chức vụ, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
- Thông tin về người sử dụng lao động: tên, mã số, loại hình, địa chỉ trụ sở, ngành kinh tế;
- Tình trạng thất nghiệp: thời gian và lý do;
- Nhu cầu việc làm mong muốn: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương, chế độ phúc lợi và nơi làm việc.
4. Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp
Bao gồm:
- Tình trạng tham gia BHXH, BHTN (mã số, loại hình, loại bảo hiểm);
- Tình trạng hưởng các chế độ BHXH, BHTN (loại chế độ và thời gian hưởng).
5. Nhóm thông tin về đặc điểm và đối tượng chính sách
Nhóm này thể hiện các yếu tố đặc thù của người lao động, gồm:
- Người khuyết tật;
- Người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo hoặc hộ có đất thu hồi;
- Thân nhân người có công với cách mạng;
- Người đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự hoặc nghĩa vụ tham gia Công an nhân dân.
Tóm lại, từ ngày 01/01/2026, thông tin đăng ký lao động được chuẩn hóa thành 05 nhóm chính:
- Thông tin cơ bản của người lao động
- Thông tin về trình độ học vấn và kỹ năng nghề
- Thông tin về việc làm và nhu cầu việc làm
- Thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
- Thông tin về đặc điểm, đối tượng đặc thù
Quy định này giúp chuẩn hóa dữ liệu lao động, tăng tính liên thông và minh bạch trong quản lý thị trường lao động.
Khoản chi phúc lợi cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không?
Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, pháp luật đã quy định cụ thể các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bao gồm một số nhóm chi phí nhất định như sau:
- Khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ theo quy định tại khoản 1 Điều 9;
- Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;
- Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;
- Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với một số khoản chi đặc thù, trong đó có chi phí mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động;
- Khoản đóng góp vào quỹ hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt mức quy định;
- Một số khoản dự phòng, khấu hao tài sản cố định, chi phí trích trước không đúng hoặc vượt mức theo quy định pháp luật.
Đáng chú ý, đối với khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, nếu doanh nghiệp thực hiện chi vượt mức giới hạn do Chính phủ quy định, thì phần vượt này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Kết luận
Có thể thấy, Quyết định 645/QĐ-BNV đánh dấu bước điều chỉnh quan trọng trong việc chuẩn hóa thủ tục đăng ký lao động gắn với dữ liệu bảo hiểm xã hội, hướng tới mục tiêu quản lý tập trung, minh bạch và đồng bộ hơn. Việc đăng ký lao động đối với người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc không chỉ là yêu cầu về thủ tục hành chính mà còn là một phần trong quy trình quản lý lao động thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Trong bối cảnh các quy định mới chính thức áp dụng từ 01/7/2026, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, rà soát quy trình nhân sự và phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán – BHXH để đảm bảo thực hiện đúng ngay từ đầu. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động trong dài hạn.
Tư vấn Thuế HD là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Với mục tiêu mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến thuế như kê khai và báo cáo thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế, tư vấn chính sách thuế, xử lý hồ sơ kế toán, thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và luôn cập nhật nhanh chóng những thay đổi mới nhất của pháp luật, Tư vấn Thuế HD giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Bằng sự chuyên nghiệp, minh bạch và đồng hành lâu dài cùng khách hàng, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.
Thông tin:
- Website: tuvanthuehd.com
- Địa chỉ: Lô a2d11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, số 3 ngõ 84 đường Trần Thái Tông, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam.
- SĐT: 036.825.6731 – 034. 943.2286
- Email: [email protected]
